El vínculo con los y las exalumnas es fundamental para consolidar una buena reputación de nuestro centro escolar. No sólo porque estos se vuelven embajadores de nuestra marca-colegio, sino porque a mediano plazo, se pueden volver un grupo de interés que puede generar flujo de nuevos alumnos y alumnas, así como de recursos para campañas de apoyo que se tengan en mente, como puede ser un programa de becas o la construcción de nuevas instalaciones.
Atraer a los y las exalumnas no es fácil. He visto instituciones que hacen múltiples esfuerzos para que estos regresen a su alma máter, pero sin buenos resultados. En una ocasión, me tocó asistir a una reunión en una institución educativa en donde se evaluaba el programa de vinculación de exalumnos, el ambiente era de desánimo. Entre las conclusiones del trabajo de ese día, se habló de la importancia de crear en los y las alumnas un sentido de pertenencia que los motive a que, cuando egresen, vuelvan con gusto a visitar y participar en las convocatorias a los que son invitados.
Los programas más fortalecidos de vínculo con exalumnos están en las universidades. En los Estados Unidos se destinan grandes recursos para montar oficinas que los atiendan. En México, tengo presente el de la UNAM, UANL, Tec de Monterrey y el del ITESO. Con esta último tuve conocimiento de su estructura por varias visitas que realicé a esta institución jesuita.
Entonces ¿Cuáles son los primeros pasos para estructurar un programa de seguimiento a exalumnos?:
1. GENERAR BASES DE DATOS
Lo primero que tenemos que hacer es resguardar las bases de datos de los y las egresadas, ya sea de bachillerato, si se es una institución de educación media superior o de universitarios si hablamos de educación superior.
La información no solo debe contener el número de cuenta y el nombre, se debe complementar con:
· Fecha de nacimiento
· Dirección
· Teléfono
· Correo electrónico
· Nombres de los padres o tutores.
· Universidad destino. En el caso que seas una institución de educación media superior.
Aquí me gustaría destacar la importancia de considerar lo estipulado en la Ley de Protección de Datos Personales en Poder de Particulares, que exige que todas las bases de datos deben estar en estricto resguardo y haciendo consciente a la persona que está bajo su custodia, de la importancia que refiere la información recabada. Para más información, puedes consultar la mencionada Ley.
La información se puede resguardar en un Excel o en otro sistema que permita su almacenamiento, disponibilidad, análisis y graficado de los datos.
Para la actualización y captura de datos de exalumnos que por alguna circunstancia no disponemos, se recomienda llevar a cabo el diseño de una campaña estructurada por generaciones, para que los y las egresadas actualicen su información o nos compartan los datos de sus compañeros, si es que aún no disponemos de ellos.
Estas campañas pueden ser por redes sociales, la página de internet o hasta considerar los medios tradicionales como la prensa, radio o televisión para aquellos egresados que son de las primeras generaciones y que no son muy propensos al uso de las redes sociales.
Estas actividades, independientemente de su objetivo, fomentan el sentido de pertenencia de los y las exalumnas y abre canales de comunicación para estar en contacto con ellos.
2. CÓMO ATRAERLOS PARA CONTAR CON SU PARTICIPACIÓN
El primer paso es credencializarlos. Los y las alumnas, días antes de que egresen, deben de contar con su credencial de exalumnos. Se debe buscar un momento especial para otorgárselas, como puede ser en la ceremonia de fin de cursos o diseñar una actividad especial para este fin. Procura que tenga una vigencia que los motive a regresar a renovarla, quizá cada cuatro o cinco años.
Algunas instituciones estructuran un plan de beneficios adyacentes a la credencial. Entre estos podemos considerar:
· Becas en colegiaturas o inscripciones para sus hijos e hijas en la institución.
· Descuentos en los artículos promocionales que la institución ofrece.
· Becas en los programas y cursos de educación continua.
· Acceso a las instalaciones deportivas los fines de semana.
· Préstamos de espacios para actividades académicas, culturales o sociales.
· Invitación a ciclo de conferencias.
· Envío de revistas o boletines.
3. EL SEGUIMIENTO
Una de las oportunidades para generar este vínculo, es a través de establecer fechas especiales que sean significativas. Se puede considerar el día de la fundación de la institución como motivo para lanzar una campaña de acercamiento con los y las egresadas o establecer un día fijo de manera anual como el Día de los y las Exalumnas.
Es importante también, contar con información sobre cuál es el porcentaje de los y las exalumnas que regresan para convertirse en papás del colegio, es decir, que inscriben a sus hijos e hijas para que cursen algún nivel escolar o alguna carrera profesional.
Este dato es muy valioso, porque nos permite conocer el promedio de retorno de los y las exalumnas que de alguna manera quedaron satisfechos con la educación que se les brindó.
Esta información se puede obtener al momento del llenado de la ficha del examen de admisión o en el formato de inscripción.
El acercamiento con los y las exalumnas es fundamental para la imagen y reputación de la institución, ya que al tener una relación que sea de calidad y de constante comunicación, te permitirá en un mediano plazo contar con excelentes aliados para tus proyectos de desarrollo que tengas en mente llevar a cabo.
Imagen: <a href="https://storyset.com/online">Online illustrations by Storyset</a>