Cercano a las fechas en que se dan inicio las campañas para la captación de alumnos y alumnas, se organizan las expo ferias educativas. La asistencia a este tipo de eventos puede ser benéfico e incluirse en tu Plan de Integral de Comunicación si realmente sabes cómo evaluar si vale la pena participar.
Algunas son organizadas por los mismos colegios y en otras ocasiones por otras instancias como puede ser alguna agencia de publicidad o medio de comunicación.
¿QUÉ ES UNA EXPO FERIA EDUCATIVA?
Son eventos masivos en donde participan instituciones educativas de diversa índole. Desde preescolar hasta universidad. Estas se reúnen en un espacio como puede ser un auditorio o una explanada y se organizan en formato de exposición usando para esto, módulos para diferenciar a los expositores. El organizador utiliza diversos medios de publicidad y promoción para llevar a la mayor cantidad de personas interesadas en conocer las ofertas educativas que se presentan en la expo feria.
Para valorar tu participación, considera las siguientes recomendaciones.
1. INVESTIGA SI EL ORGANIZADOR ES UNA INSTANCIA SERIA.
El contar con antecedentes del organizador te permitirá discernir si vale la pena invertir recursos económicos, materiales y humanos en la participación en la expo feria.
El tomar la decisión de participar es similar como cuando te invitan como anunciante en una publicación. Nosotros hemos recomendado que cuando la publicación es nueva, esperemos al menos que se publique la cuarta edición, ya que nos ha tocado presenciar como muchas de estas revistas nacen y al año desaparecen. Entonces, para el caso de una expo feria, verifica primero los datos del organizador. Lo puedes hacer preguntando con otros colegios si han tenido ya alguna experiencia participando con este. Inclusive, se trata de corroborar que tenga sustento legal para el tema fiscal, para que en el caso de que se necesite una factura, te la pueda expedir.
La sugerencia es esperar que se organice al menos la tercera edición, de esta forma ya podrás contar con una referencia clara de lo que pasa en esa actividad.
Sin embargo, si es un evento que no te quieres perder, entonces valora los siguientes puntos:
2. REVISA BIEN QUÉ TE OFRECE A CAMBIO DE LA INVERSIÓN.
Antes que otra cosa, verifica la ubicación del lugar en donde se llevará a cabo el evento: ¿Es accesible para que las personas puedan llegar en coche o en autobús? ¿Cuenta con espacios diseñados para la accesibilidad de personas con discapacidad? ¿Es un lugar ventilado y con buena iluminación? ¿Dispone de salidas de emergencia y baños? y en estos tiempos de pospandemia ¿Se tiene planeado instalar filtros sanitarios?
Verifica si el espacio que vas a contratar sea el necesario para el mobiliario que dispones, ya que puede suceder que la mesa o display que usas para este tipo de actividades, no quepa en el estand que rentaste. Asimismo, revisa que el mobiliario que te prestarán a cuenta de la renta del espacio, sea el que vayas a necesitar. Algunas ocasiones solo se facilita una mesa y una silla y en algunos casos, regularmente asisten más de un promotor, por lo que tendrás que llevar más sillas para cuando se presenten los “tiempos muertos” de la expo.
Si la información sobre el evento te llegó por correo electrónico, contacta al responsable o al ejecutivo de venta para que te aclare todas tus dudas. Regularmente se ofrecen paquetes en función de la inversión que el colegio vaya a realizar, por lo que verifica que todo lo que se te ofrece quede claro. Inclusive te recomendamos consultes con un especialista en medios digitales algunos términos que quizá desconozcas como banner, impresiones alcanzadas, Rich Media, Run of Site o el Take over.
Cuando es un medio de comunicación el que organiza, regularmente se incluye en el paquete diversos impactos de tu marca en medios tradicionales como digitales. Solicita al ejecutivo de ventas te haga llegar la pauta lo más específica posible para saber los espacios publicitarios con los que cuentas y los tiempos en que saldrá al aire tu publicidad. Si no dispones de una persona que esté monitoreando tu presencia de marca, solicita al ejecutivo te dé los testigos de los impactos. Los testigos son capturas de pantalla de los anuncios en medios digitales, fotos de los impresos y los videos y audios de las transmisiones en medios como la televisión y el radio.
3. CERCIORATE QUE LOS MEDIOS DE DIFUSIÓN TE GARANTIZEN LA ASISTENCIA DE TU SEGMENTO.
Una última revisión que tienes que hacer y creo es la más importante, es tener la certeza de que habrá gente visitando la expo feria y más aún, que la gente que asista sea del segmento al que llega tu oferta educativa. Para esto, tienes que ser muy asertivo con el ejecutivo de ventas, ya que te tiene que especificar a detalle el plan de medios estipulado para el evento, así como un pronóstico de cuántas personas se espera asistan, en qué horarios serán los flujos de mayor presencia (este dato te sirve para disponer de la mayor cantidad de colaboradores en el estand) y de qué segmento económico son. Por eso es importante participar en actividades que ya han tenido más de dos emisiones, ya que el organizador podrá disponer de estadísticas de los asistentes de ediciones anteriores y que podrá compartir contigo.
4. LAS BASES DE DATOS, EL ORO MOLIDO.
Salvo que dispongas de una estrategia y los medios para vender fichas para los exámenes de admisión en ese momento, lo más valiosa de tu asistencia a la expo feria son las bases de datos.
Gestionar las bases de datos es el mayor recurso que puedes obtener. Estas son la materia prima para las posteriores etapas que debe llevar tu proceso de admisión.
En otra entrega compartiré cómo llevar organizar y utilizar tus bases de datos de la manera más eficientemente posible.
Si ya estás decidido a participar, entonces prepara tu check list. No dejes fuera lo siguiente: promociones que vas a ofrecer como pueden ser descuentos en inscripciones o en colegiatura, kit de artículos promocionales para tus visitantes en donde no puede faltar la pluma y el folleto o tríptico, capacitar a tu equipo de promotores, en donde también puedes incluir a algunos alumno o alumnas, para que te apoyen como anfitriones. Recuerda que todos deben contar con los guiones correspondientes que incluya una relación de preguntas frecuentes y claro, su vestimenta institucional.
Ahora sí, ya que tengas todo listo, disponte a disfrutar el evento.